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DX化を成功させるカギは業務整理にあり。より強く働きやすい会社にしていくサポートをご提供

新型コロナウィルスの流行により、紙ベースでの仕事は難しくなってきました。ITツールを導入したいと思いながらも、「どのツールが自社に合うかわからない」「導入したけれど、なかなか定着しない」といったお悩みを抱えている会社も多いのではないでしょうか? そのお悩みの原因は「自社の業務内容の整理ができていないから」と語るのは、株式会社ワクフリの代表取締役である髙島卓也氏です。なぜ、ITツールの導入や定着に業務整理が必要なのか、お話を伺いました。

株式会社ワクフリ 代表取締役

髙島卓也氏

Takuya Takashima

Q1

まず、御社の事業やサービスについて教えてください。
私たちは、バックオフィスの業務整理からITツールの選定・導入、さらにそのフローが定着するまでのサポートなどを行っています。例えば、経理業務には、見積もりの作成や請求、売掛管理、入金確認など、たくさんの手順があります。その手順を、誰が何をどの段階で行っているのか整理していくことで、まずは現状のフローを作成。その中から無駄な作業を削り、手順通りに作業すれば誰でも同じ業務ができるようなフローを作ります。

その上で、そのフローに最適なITツールを選定・導入することで、スピーディーに効率よく経理業務が行える環境を整えていく。その後は、社内でルール通りにそのツールを使って経理業務が行われるように、ご要望に応じて運用のサポートも行っています。

こういった業務整理を行うことで、まず業務の”属人化”をなくすことができます。業務が属人化したままだと、「あの人が退職したら、仕事の内容がよく分からない」といった状態になってしまう。それは、会社としては非常に弱い状態です。業務の属人化をなくし、みんなの仕事が見える化・共有化され、すぐ引き継ぎができる環境を作っておくことが、未来への土台となります。

また、業務の無駄がなくなると、時間的にもマンパワー的にも余裕が生まれる。そうすれば、その余裕で売り上げにつながる仕事にもっと力を入れたり、新しい事業を始めたりすることができるようになっていきます。

Q2

企業内で、DXが進まなかったり定着しなかったりするのはなぜでしょうか?
中小企業の仕事は属人化していることが多く、ほとんどの人が「マイルール」で仕事をしているからです。そのマイルールには、本当はする必要のない作業や工程が含まれていて、無駄もたくさんあるのですが、見える化されていないため周囲からはわかりません。

多くの企業では、その状態のままITツールを導入してしまうから「使いにくい」「私のやり方には合わない」などと言う人が出てきて、なかなか定着しません。しかし、業務を標準化した後なら、どのような機能が必要なのかが明確になりますから「この方法が最適です」と言えるようになって定着させやすくなります。

また、社長がきちんと「もっと会社を発展させるために、この方法で業務を効率化させていきますよ」と宣言することも大切です。そして、宣言した上で業務改善にきちんと取り組んでいる人を評価する制度を作ること。全社で足並みを揃えて取り組まないと、いつまで経ってもDX化はできませんから。

企業において大事なのは、情報の「共有」と「蓄積」です。この2つは、業務が属人化していたり、情報を紙で蓄積していたりしたら実現しません。どの仕事でも、その人にしかわからない業務があるのは会社としては健全な状態ではありませんし、紙ベースでは必要な情報を探したり集計したりするのも大変です。

会社の業務に関わる情報は、誰が担当であってもきちんと共有できる状態になっていること。そして、データは1回入力したらそれができるだけすべてのシステムにつながる状態になっていることが大切です。そうすれば、必要な情報がきちんと蓄積され、知りたい時に誰でも見ることができるようになりますよ。

Q3

業務改善をすることで、どのようなメリットがありますか?
まず、社内のコミュニケーションが活性化します。会社ではそれぞれが仕事をしていますから、他の部署の仕事はもちろん、隣の席の人が何をしているか知らなかったりすることも多い。しかし、情報共有をして、仕事の内容をタスクまで「見える化」していけば、誰が何を担当しているかがよくわかるようになります。そうすると、違う部署の人にもわかるので「ちょっと、この内容についてあの人に相談してみようかな」といったことも起こるようになります。

また、データがきちんと蓄積されていくようになると、過去の案件に関する情報も見ることができるようになるので、その時にどのような対応をしたかなどがすぐわかります。すると、急な対応依頼が来た時や担当者が倒れたような場合でも、すぐに引き継いで次の動きを取ることができます。

さらに、会社経営にとって非常に大事な数字も明確になります。今月の利益がどの程度で、来月どうなるかといった予測が取れないと、経営者は何も判断できません。業務整理ができてDX化が進むと、経営に必要な資料やデータがスピーディーに蓄積され、経営者はそれを見ながら次の判断ができるようになります。

そして何より、業務を改善して働きやすい会社になれば、採用面でも強い。人材不足と言われる昨今においては、とても大事なポイントだと思います。このように、業務整理をすることはいいことばかりなんですよ。
福岡や九州の企業のみなさんへのメッセージ
業務整理に社内のメンバーで取り組むのは、なかなか難しいものです。例えば、誰かに任せたとしても、人間関係によって指示を出しやすい人と出しにくい人がいたり、同僚には顧客情報を開示したがらない人もいたりして、業務整理を進める中で不和が生じてしまうことも。なかなか、本来の業務を持ちながら進められるようなことではありません。 ですから、どうぞ私たちを上手に使ってください。外部の人間が言うからこそ素直に聞き入れてもらえることも多いです。また、古いシステムから新しく導入するITツールへの情報の移行など、慣れないと難しい設定なども私たちの方で行いますので、安心してDX化を進めていただけます。 もし、現状を何か変えなければならないと感じていたら、具体的な話でなくても構いませんので、ぜひZoomでの無料相談をご利用ください。私たちがその悩みをしっかり具体化するので、漠然とした相談でも大丈夫です。納得していただいた上でしか契約もしませんし、意味のないコンサルティング契約は絶対に結びません。働いているみなさんが「会社に行きたい」「会社のために働きたい」と思えるような会社を、一緒につくっていきましょう!

株式会社ワクフリ

福岡市博多区祇園町8-13第一プリンスビル1F
TEL:050-3786-4213

株式会社ワクフリは、バックオフィスの業務改善を行う会社です。業務を洗い出して整理し、最適なフローを作成。
その企業に合わせて必要なITツールを選定して導入し、社内に定着するまでのサポートを行っています。業務の無駄をなくして最大限効率化していくことで、働きやすい会社を作るお手伝いをしています。


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